A Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial do Maranhão (COGEX) e a Coordenadoria de Arquivo e Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA) realizaram, na manhã desta quinta-feira (6/8), uma visita técnica ao acervo do Cartório do 1º Ofício de Notas de São Luís. O objetivo foi avaliar as condições de preservação dos documentos históricos e definir ações para a gestão e tratamento do acervo.
A equipe do TJMA foi composta pelo historiador e coordenador do Arquivo Judiciário, Christofferson Melo, e pelos arquivistas Lucas Monte Verde Silva e Marcelo de Matos. Pela COGEX, participaram o diretor Hugo Matos e a coordenadora das Serventias Extrajudiciais, Maíra Lopes de Castro.
A visita foi conduzida pela tabeliã Grace Freitas, que destacou a importância histórica do acervo e a necessidade de medidas para sua preservação. Segundo ela, a proximidade da mudança de endereço da serventia reforça a importância do apoio técnico para garantir a adequada conservação dos documentos.
Localizado atualmente na Rua do Sol, o 1º Ofício de Notas é uma das serventias mais antigas do Maranhão, com documentos que remontam ao período do Brasil Colônia. Durante a visita, foram identificadas escrituras lavradas há cerca de 264 anos, incluindo registros de compra e venda com assinaturas atribuídas a figuras históricas, como Ana Jansen.
A serventia deverá funcionar em novo endereço em breve, na Rua Jansen Muller, nº 53, na avenida Beira-Mar, em espaço mais amplo e adequado para o atendimento ao público.
O diretor da COGEX, Hugo Matos, destacou a importância da atuação conjunta para preservar o patrimônio documental e histórico do Maranhão e colocou a COGEX à disposição para as próximas etapas. Christofferson Melo explicou que a atuação segue a Portaria Conjunta nº 18/2026, que institui a Política Arquivística para as Serventias Extrajudiciais do Maranhão.
“A partir da visita, foi possível realizar um diagnóstico situacional para que possamos elaborar um plano de ação e apresentá-lo ao Cartório e à Corregedoria Extrajudicial, de forma que os atores possam atuar conjuntamente em uma força-tarefa, considerando o recorte cronológico do acervo e a fragilidade do suporte papel dos documentos”, destacou Melo.
Entre as medidas previstas estão a higienização, identificação e avaliação das peças documentais, seguindo as normas da Resolução nº 324 do CNJ e da Resolução nº 31 do CONARQ. Documentos de valor permanente poderão ser transferidos, mediante acordo, para custódia do Arquivo Judiciário “Desembargador Milson de Souza Coutinho”.
